تصمیم برای هوشمندسازی معمولاً با یک سؤال آغاز می‌شود: کدام کار را می‌توان دقیق‌تر، سریع‌تر یا با خطای کمتر انجام داد؟ پاسخ این سؤال از شناخت فعالیت‌های روزمره سازمان شروع می‌شود.
۱. مسئله را به زبان کسب‌وکار تعریف کنید
به جای شروع از نام فناوری، مشخص کنید چه مشکلی ایجاد شده است. برای مثال، اگر تیم فروش از آخرین وضعیت مشتریان مطلع نیست، مسئله «نبود یک تصویر مشترک از ارتباطات مشتری» است. اگر مدیر تولید در پایان روز از وضعیت سفارش‌ها خبر می‌گیرد، مسئله «دیررسیدن اطلاعات عملیاتی» است.
۲. جریان اطلاعات را ترسیم کنید
از نقطه شروع تا پایان یک فرایند را روی کاغذ بیاورید. چه کسی اطلاعات را ثبت می‌کند؟ این اطلاعات کجا ذخیره می‌شوند؟ چه کسی به آن‌ها نیاز دارد؟ کدام مرحله دوباره‌کاری دارد؟ همین پرسش‌ها معمولاً روشن می‌کنند که اولویت با اصلاح فرایند، یکپارچه‌سازی نرم‌افزارها یا خودکارسازی یک کار مشخص است.
۳. کیفیت داده را بررسی کنید
راهکار هوشمند به داده قابل اتکا نیاز دارد. پیش از پیاده‌سازی، به کامل‌بودن رکوردها، یکنواختی نام‌ها، دسترسی مناسب و شیوه به‌روزرسانی داده فکر کنید. گاهی مرتب‌کردن داده‌های موجود بیشتر از افزودن یک ابزار جدید ارزش ایجاد می‌کند.
۴. با یک مسئله کوچک و قابل سنجش آغاز کنید
- یک فرایند مشخص با مسئول روشن انتخاب کنید.
- وضعیت فعلی را ثبت کنید تا بعداً امکان مقایسه وجود داشته باشد.
- نسخه اولیه را با کاربران واقعی همان فرایند آزمایش کنید.
- پس از دریافت بازخورد، برای توسعه مرحله بعد تصمیم بگیرید.
۵. فناوری را در جای مناسب قرار دهید
هوش مصنوعی برای تحلیل و پیش‌بینی، ERP برای پیوند فرایندهای داخلی و CRM برای مدیریت ارتباط با مشتری کاربرد دارند. گاهی ترکیب این راهکارها ضروری است و گاهی یک تغییر ساده در روش کار کافی است. انتخاب درست، نتیجه شناخت دقیق مسئله و محدودیت‌هاست.